Het zijn de werknemers die nog wel eens worden vergeten. Pas wanneer ze wegvallen wordt opgemerkt hoe groot hun toegevoegde waarde eigenlijk is. Hoe ziet die rol van Support Professional er precies uit?
Veranderende rol ondersteuner
In het verleden bestonden de taken van een Support Professional vaak uit voornamelijk praktische werkzaamheden, zoals agendabeheer, het regelen van zakenreizen, vervoer van en naar afspraken, notuleren, het ontvangen van klanten en het bijhouden en verzenden van correspondentie. De afgelopen decennia is de wereld echter steeds complexer geworden en die complexiteit zie je ook terug in het takenpakket van de Support Professional. Deze is een stuk inhoudelijker geworden. Denk hierbij aan werkzaamheden op het gebied van HR, Communicatie en Marketing, Juridische en/of Financiële taken. Omdat de werkzaamheden complexer worden, wordt ook het vereiste opleidingsniveau steeds hoger. In vacatures vraagt men steeds vaker naar kandidaten die functioneren op hbo-niveau.
Wijzingen in functienaam
Ook valt ook op dat de vroeger veelgebruikte term secretaresse steeds minder vaak gebruikt wordt. In plaats daarvan worden functieomschrijvingen zoals officemanager, executive assistent en managementassistent steeds vaker genoemd. Ook de term Support Professional zie je regelmatig verschijnen. Deze omschrijvingen passen vaak nog net iets beter bij de functie, die steeds inhoudelijker aan het worden is.
Cruciale functie binnen iedere organisatie
Inmiddels is voor veel werkgevers ook duidelijk dat een Support Professional veel meer kan doen dan de standaard secretariële werkzaamheden. Dit maakt dat deze professional voor managers steeds vaker onmisbaar wordt. Stel je alleen al eens voor hoeveel tijd je kwijt zou zijn als je je eigen agendabeheer, dat steeds complexer wordt – zelf zou moeten doen… En als de manager afwezig is, dan zorgt de Support Professional er vaak ook voor dat allerlei andere zaken soepel blijven verlopen. Vaak gaan deze zaken dan zelfs zó soepel, dat niemand opmerkt hoeveel werk de Support Professional eigenlijk verzet. Pas als hij of zij wegvalt, wordt duidelijk hoezeer die inzet gemist wordt. Om deze reden vervult de Support Professional steeds vaker de rol van sparringpartner voor managers. Juist de brede visie op het reilen en zeilen in de organisatie kan ervoor zorgen dat juist die ondersteuner exact weet wat er gedaan moet worden op cruciale momenten. En dat is dus ook exact de reden waardoor er aan de Support Professional steeds hogere eisen gesteld worden.
Ambitieus én ondersteunend
Er wordt nog weleens gedacht dat mensen in een ondersteunende functie weinig ambitie hebben. Dit is echter een flinke misvatting. Uit recent onderzoek blijkt dat veel Support Professionals zich binnen nu en vijf jaar willen ontwikkelen binnen de eigen functie. Hiervoor willen zij als dat nodig is ook zeker vervolgopleidingen doen. Toch wil dat niet zeggen dat ze daarmee ook een andere functie ambiëren. Sterker nog: veel Support Professionals zien zich over tien jaar nog in dezelfde functie zitten, maar dan wellicht bij een andere organisatie. En eigenlijk is dat niet gek wanneer je kijk naar wat hun functie inhoudt: geen dag is hetzelfde, er is altijd ruimte voor verdere ontwikkeling en er is voldoende uitdaging te vinden. Geen wonder dat de meeste Support Professionals hun functie waarderen. En dat is ook precies wat de manager zou moeten doen: de toegevoegde waarde van de Support Professional (h)erkennen. Achter iedere succesvolle manager staat steeds vaker een hele sterke Support Professional!