Diplomatiek communiceren is een belangrijke vaardigheid voor Support Professionals om harmonieuze werkrelaties te bevorderen en effectief samen te werken. In deze blogpost hebben we 7 praktische tips om jou te helpen om diplomatieker te communiceren op de werkvloer.
#1 Luister actief
Luisteren is de sleutel tot effectieve communicatie. Wanneer je actief luistert, geef je anderen de motivatie en ruimte om hun standpunten te delen zonder onderbrekingen. Toon interesse door oogcontact te maken, te knikken en non-verbale signalen van betrokkenheid te geven. Door het hele verhaal actief aan te horen en niet meteen te oordelen, kan je beter begrijpen wat anderen bedoelen en constructiever reageren.
#2 Kies je woorden zorgvuldig
Woorden hebben kracht en impact. Wees bedachtzaam bij het kiezen van jouw woorden om mogelijke misverstanden te voorkomen. Gebruik positieve taal en vermijd het benadrukken van fouten. Formuleer jouw boodschap op een respectvolle en positieve manier, waarbij je ook rekening houdt met de gevoelens van anderen.
#3 Wees empathisch
Probeer je in te leven in de gevoelens en perspectieven van anderen, zelfs als je het niet met hen eens bent. Toon begrip voor hun standpunten en geef hen het gevoel dat ze gehoord en gerespecteerd worden. Dit draagt bij aan een sfeer van vertrouwen en samenwerking.
#4 Blijf kalm en beheerst
In stressvolle situaties is het belangrijk om kalm en beheerst te blijven. Vermijd te sterke emoties. Een rustige houding kan hierbij helpen om conflicten te de-escaleren en tot een constructieve oplossing te komen. Neem de tijd om na te denken voordat je reageert.
#5 Vermijd confrontaties
Probeer confrontaties te vermijden door open te staan voor compromissen en alternatieve oplossingen. Focus op het vinden van gemeenschappelijke grond en werk samen naar een win-winresultaat. Zo bouw je aan duurzame werkrelaties.
#6 Geef constructieve feedback
Als je feedback moet geven, doe dit dan op een constructieve en respectvolle manier. Benadruk de positieve aspecten en bied suggesties voor verbetering. Zo help je om de ontvanger te motiveren om zijn of haar prestaties te verbeteren. Een voorbeeld van constructieve feedback zou kunnen zijn:
“Je hebt fantastisch werk geleverd met het organiseren van de laatste teamvergadering. Ik waardeer de manier waarop je de agenda hebt samengesteld en de vergadering hebt genotuleerd. Je hebt echt bijgedragen aan een productieve vergadering. Eén suggestie die ik heb, is om iets meer tijd te besteden aan het bespreken van de actiepunten aan het einde van de vergadering, om ervoor te zorgen dat iedereen duidelijk begrijpt wat er van hen wordt verwacht. Met deze kleine aanpassing kunnen we de effectiviteit van onze vergaderingen nog verder verbeteren. Nogmaals, bedankt voor jouw inzet en bijdrage!”
#7 Houd rekening met gevoeligheden
Wees gevoelig voor de gevoeligheden van anderen en pas jouw communicatiestijl aan om respectvol te blijven. Vermijd het bespreken van controversiële onderwerpen of het maken van ongepaste opmerkingen. Respecteer de diversiteit binnen de organisatie en toon waardering voor verschillende standpunten en achtergronden.
Door diplomatiek te communiceren, kun je een positieve werkomgeving bevorderen waarin respect, samenwerking en begrip centraal staan. Gebruik de bovengenoemde tips om je diplomatieke communicatievaardigheden (nog verder) te versterken en effectiever te communiceren met collega’s, managers en klanten. Zo draag je bij aan een productieve en harmonieuze werkcultuur waarin iedereen zich gehoord en gerespecteerd voelt.