Efficiënt communiceren: veelgebruikte zakelijke afkortingen
In zakelijke communicatie draait alles om helderheid en efficiëntie. Afkortingen kunnen hierbij een handig hulpmiddel zijn om informatie kort en krachtig over te brengen. Of het nu gaat om e-mails, rapporten of interne memo’s, het juiste gebruik van afkortingen kan je teksten professioneler en overzichtelijker maken. Maar wanneer gebruik je ze? En hoe zorg je ervoor dat iedereen begrijpt wat je bedoelt? In dit artikel bespreken we veelgebruikte zakelijke afkortingen en geven we tips voor het juiste gebruik.
Met of zonder punt?
Niet alle afkortingen worden op dezelfde manier geschreven. Sommige bevatten punten, terwijl andere zonder punten worden gebruikt. Dit hangt vaak af van de lengte en de manier waarop de afkorting wordt uitgesproken.
Over het algemeen geldt:
- Afkortingen die als losse letters worden uitgesproken krijgen vaak punten, zoals d.w.z. (dat wil zeggen).
- Afkortingen die als één woord worden uitgesproken, zoals cao of btw, worden doorgaans zonder punten geschreven.
Het is belangrijk om consistent te blijven in het gebruik van afkortingen, vooral in formele documenten en correspondentie.
Veelgebruikte afkortingen in zakelijke communicatie
z.s.m. – zo snel mogelijk
Betekenis: Binnen de kortst mogelijke tijd.
Voorbeeld: “Kun je dit document z.s.m. nakijken?”
Deze afkorting wordt veel gebruikt in e-mails en berichten waarin urgentie wordt aangegeven.
d.m.v. – door middel van
Betekenis: Met behulp van.
Voorbeeld: “De rapportage wordt d.m.v. een digitale tool gegenereerd.”
Handig voor formele en zakelijke contexten waarin een methode of proces wordt toegelicht.
o.v.v. – onder vermelding van
Betekenis: Met een specifieke aanduiding.
Voorbeeld: “Stuur je betaling o.v.v. het factuurnummer.”
Deze afkorting wordt vaak gebruikt in financiële en administratieve communicatie.
t.b.v. – ten behoeve van
Betekenis: Voor of met als doel.
Voorbeeld: “Dit budget is gereserveerd t.b.v. personeelsontwikkeling.”
Veelgebruikt in beleidsdocumenten en rapportages.
p.m. – per maand
Betekenis: Iedere maand of maandelijks.
Voorbeeld: “De kosten bedragen €500 p.m.”
Een veelvoorkomende afkorting in contracten en financiële afspraken.
e.d. – en dergelijke
Betekenis: Dingen van dezelfde soort.
Voorbeeld: “Houd rekening met de kosten voor papier, inkt e.d.”
Wordt vaak gebruikt om andere, vergelijkbare zaken aan te duiden.
n.t.b. – nader te bepalen
Betekenis: Op een later moment vast te stellen.
Voorbeeld: “De datum voor de vergadering is n.t.b.”Handig in agenda’s en planningen.
d.w.z. – dat wil zeggen
Betekenis: Ter verduidelijking.
Voorbeeld: “De aanvraag is nog in behandeling, d.w.z. we hebben nog geen definitieve goedkeuring.”
i.o. – in overleg
Betekenis: Bespreekbaar.
Voorbeeld: “De werkuren zijn i.o. met de leidinggevende.”
Wordt vaak gebruikt bij afspraken en contractbesprekingen.
v.z.v. – voor zover van toepassing
Betekenis: Alleen indien relevant.
Voorbeeld: “Vul de velden in v.z.v. van toepassing op jouw situatie.”
Afkortingen zonder punt
Sommige afkortingen worden standaard zonder punten geschreven. Dit geldt vooral voor termen die als één woord worden uitgesproken:
- btw – belasting over de toegevoegde waarde
- cao – collectieve arbeidsovereenkomst
- km – kilometer
- hr – human resources
- bv – besloten vennootschap
- vwo – voorbereidend wetenschappelijk onderwijs
- mbo – middelbaar beroepsonderwijs
- ict – informatie- en communicatietechnologie
- kvk – kamer van koophandel
- arbo– arbeidsomstandighedenwet
Slim omgaan met afkortingen
- Houd het consequent: Kies één schrijfwijze en blijf daar bij in het hele document. Vermijd wisselingen, zoals d.m.v. en dmv, in dezelfde tekst.
- Gebruik ze met mate: Te veel afkortingen kunnen een tekst onoverzichtelijk maken. Gebruik ze alleen als ze de leesbaarheid verbeteren.
- Denk aan je doelgroep: Niet iedereen is bekend met alle afkortingen. Vermeld bij twijfel de volledige term bij de eerste keer dat je hem gebruikt.
Door deze richtlijnen te volgen, blijft je zakelijke communicatie helder en professioneel.
Andere handige artikelen:
- Twijfel jij ook weleens over het vervoegen van werkwoorden?
- Tips om de communicatie met je manager effectiever te maken
