Efficiënt notuleren met AI: Zo gebruik je ChatGPT optimaal

door admin · 12 januari 2025

Notuleren is een kunst op zich, en met de komst van AI-tools zoals ChatGPT kun je deze taak sneller en eenvoudiger maken. In dit artikel ontdek je hoe je AI slim inzet voor het maken van professionele notulen, met praktische stappen en handige tips.

Inhoudsopgave verberg

1 Een goede voorbereiding is het halve werk

2 Start met een conceptversie

3 Schakel ChatGPT in voor verfijning

4 Optimaliseer de output

5 Jij blijft de regie houden

6 Praktisch artikel ook ook eens na te lezen:

Een goede voorbereiding is het halve werk

Een soepele samenwerking met ChatGPT begint bij duidelijke input. Voorzie je prompts van concrete informatie en een heldere structuur. Hier zijn enkele voorbereidingsstappen:

Maak aantekeningen tijdens de vergadering: Noteer de belangrijkste agendapunten, beslissingen en actiepunten. Dit dient als basis voor je prompts.
Overweeg een opname: Dit helpt je om achteraf details te controleren en je notulen aan te vullen. Je kunt hiervoor verschillende methoden gebruiken:
- Gebruik je telefoon: Controleer of het geluid duidelijk wordt opgenomen en dat je voldoende batterij en opslagruimte hebt.
- Microsoft Teams: Bij online vergaderingen kun je de opnamefunctie van Teams gebruiken. Deze functie slaat alles veilig op in de cloud.
- Microsoft Word: Met de transcribeerfunctie van Word kun je een opname uploaden en direct opnemen, waarna deze automatisch wordt omgezet in tekst.

Belangrijk: Vraag altijd vooraf toestemming voor het opnemen van een vergadering. Dit is vaak een juridische vereiste.

Start met een conceptversie

Na de vergadering maak je een eerste opzet van je notulen. Gebruik een tekstverwerker zoals Word om de belangrijkste punten en actiepunten vast te leggen. Het hoeft nog niet perfect te zijn, zolang de basis maar klopt.

Schakel ChatGPT in voor verfijning

Nu komt ChatGPT in beeld. Deze tool kan je helpen om je conceptnotulen te verbeteren en te structureren. Hier zijn enkele tips om het meeste uit ChatGPT te halen:

Duidelijke prompts: Structuur en specificiteit zijn essentieel. Bijvoorbeeld:
- “Herschrijf deze notities tot een zakelijke samenvatting op B2-niveau, met aparte alinea’s voor elk onderwerp.”
- “Maak een overzicht van de actiepunten in een puntsgewijze opsomming, eenvoudig en bondig.”
Taalniveaus aanpassen: Laat ChatGPT je tekst herschrijven naar een specifiek niveau, zoals eenvoudig (A2) of professioneel (C1).
Structuur verbeteren: Vraag ChatGPT om je notulen te ordenen. Bijvoorbeeld:
- “Verdeel deze tekst in: Inleiding, Besproken onderwerpen, Besluiten en Actiepunten.”
- Controle en verbetering: Laat ChatGPT spelling en grammatica controleren en verbindende zinnen toevoegen voor betere leesbaarheid.

Optimaliseer de output

Als de output van ChatGPT niet helemaal voldoet, kun je de volgende stappen nemen:

Pas je prompt aan: Voeg meer details toe om gerichte resultaten te krijgen.
Werk per agendapunt: Door je input op te splitsen, blijft de output overzichtelijk en compleet.
Vul ontbrekende details handmatig aan: Hoe vollediger je input, hoe beter de resultaten.

Jij blijft de regie houden

Hoewel ChatGPT een fijne assistent is, blijf jij verantwoordelijk voor de eindversie van je notulen. Controleer altijd de output en pas deze aan waar nodig om te voldoen aan de eisen van je organisatie of doelgroep.

Met deze stappen kun je met behulp van ChatGPT professionele notulen maken, zonder in te leveren op kwaliteit of precisie. Door een slimme voorbereiding en duidelijke prompts haal jij het maximale uit deze innovatieve tool!