Als Support Professional speel je een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken op kantoor. Een essentieel aspect van je werk is het onderhouden van effectieve communicatie met je manager. Goede communicatie legt niet alleen de basis voor een succesvolle samenwerking, maar draagt ook bij aan een positieve werkomgeving. In dit blog hebben we een aantal praktische tips voor je om de communicatie met je manager (nog verder) te verbeteren.
1. Begrijp de stijl van je manager
Elke manager heeft zijn of haar eigen communicatiestijl. Sommigen geven de voorkeur aan beknopte e-mails, terwijl anderen meer waarde hechten aan persoonlijke gesprekken. Neem de tijd om de voorkeuren van je manager te begrijpen. Als je manager graag directe en to-the-point communicatie heeft, zorg er dan voor dat je boodschappen duidelijk formuleert. Als hij of zij de voorkeur geeft aan face-to-face gesprekken, wees dan proactief in het plannen van regelmatige vergaderingen.
2. Een open communicatielijn
Een van de sleutels tot een succesvolle samenwerking is het hebben van een open communicatielijn. Laat je manager weten dat je altijd beschikbaar bent om vragen te beantwoorden of problemen op te lossen. Stel je op als een betrouwbare en toegankelijke bron, zodat je manager zich comfortabel voelt om relevante informatie met je te delen. Communiceer ook duidelijk over je eigen taken en verantwoordelijkheden, zodat er geen misverstanden ontstaan.
3. Gebruik slimme technologie
Efficiënt gebruik van communicatietechnologie kan de samenwerking tussen jou en je manager aanzienlijk verbeteren. Maak gebruik van gedeelde online agenda’s, projectmanagementtools en communicatieplatforms om informatie snel en gemakkelijk te delen. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de ins en outs van de tools die je organisatie gebruikt en ontdek hoe je ze effectief kunt inzetten om de workflow te optimaliseren.
Leestip: Handige tips voor het gebruik van slimme functies in Outlook
4. Wees proactief in informatieverstrekking
Als Support Professional is het vaak ook jouw taak om je manager van informatie te voorzien die van belang is voor de uitoefening van zijn of haar taken. Wees proactief in het verzamelen van relevante informatie en verstrek deze op een overzichtelijke manier. Anticipeer op de behoeften van je manager en biedt informatie aan voordat erom wordt gevraagd.
5. Stel duidelijke vragen
Misverstanden kunnen gemakkelijk ontstaan als gevolg van onduidelijke communicatie. Als je manager je taken of verwachtingen niet expliciet heeft gemaakt, aarzel dan niet om duidelijke vragen te stellen. Dit niet alleen om verduidelijking te krijgen, maar ook om te laten zien dat je proactief bent en bereid bent om inzicht te krijgen in wat er van je wordt verwacht.
6. Bouw een professionele relatie op
Een goede communicatie is gebaseerd op een gezonde werkrelatie. Neem de tijd om je manager beter te leren kennen, niet alleen op professioneel, maar ook op persoonlijk vlak. Begrijp zijn of haar interesses en werkstijl. Dit kan de communicatie versterken omdat daardoor een gevoel van begrip en vertrouwen ontstaat.
7. Communiceer effectief in stressvolle situaties
Tijden stressvolle situaties is effectieve communicatie des te belangrijker. Blijf rustig en gefocust, zelfs als de druk toeneemt. Houd je manager op de hoogte van eventuele uitdagingen en biedt mogelijke oplossingen aan. Het tonen van veerkracht en het aanpakken van problemen zal het vertrouwen van je manager in jouw capaciteiten vergroten.
Een open, effectieve communicatie legt niet alleen de basis voor een succesvolle samenwerking, maar draagt ook bij aan een positieve werkomgeving waarin zowel jij als je manager kunnen floreren.