Om als Secretaresse of Support Professional aan de slag is een goede basisopleiding tot secretaresse belangrijk. Tijdens zo’n opleiding ga je onder andere aan de slag met het verbeteren van je schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden. Daarnaast krijg je ook lessen in het werken met Microsoft Office en leer je alles over hoe bedrijfsprocessen werken. De gemiddelde secretaresse opleiding duurt zo’n 2 tot 4 jaar, afhankelijk van het uitstroomniveau (mbo of hbo). In dit artikel geven we je tips en uitleg om een aantal vaardigheden die voor Secretaresses en/of Support Professionals van belang zijn verder te ontwikkelen.
#1 Uitstekende communicatievaardigheden
Je communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk moeten heel goed zijn. Je krijgt tijdens de opleiding natuurlijk les om je taalvaardigheden te ontwikkelen (o.a. Spelling en Grammatica). Daarnaast moet je ook je andere communicatievaardigheden verder ontwikkelen, zoals:
- Aandachtig luisteren: probeer echt te begrijpen wat de ander zegt voordat je reageert .
- Oefen actief luisteren: Stel vragen en geef feedback om te laten zien dat je ook echt luistert.
- Let op je lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen, die vaak net zo belangrijk zijn als wat je zegt.
- Zoek eventueel ook nog professioneel advies bijvoorbeeld bij een trainer of coach die je kan helpen om jouw communicatievaardigheden nog verder te verbeteren.
#2 Uitstekende organisatievaardigheden
Het is belangrijk om goed te kunnen plannen en organiseren. Dit soort vaardigheden zijn meer dan alleen het inplannen van vergaderingen en/of andere afspraken met klanten en collega’s. Het is ook belangrijk dat je prioriteiten stelt, deadlines kunt bewaken en het werk van jezelf en dat van de perso(o)n(en) die je ondersteunt kunt organiseren zodat al het werk gedaan wordt. Hieronder een aantal tips die je gaan helpen:
- Deadlines bewaken doe je door een een duidelijke planning te maken waarin je alle deadlines (data) noteert. Zorg dat je weet wanneer je met welke taak moet beginnen en wanneer deze af moet zijn.
- Prioriteer taken: Prioriteer je taken op basis van hun belangrijkheid en de tijd die je ervoor nodig hebt.
- Stel reminders in: Stel herinneringen in op je telefoon of computer, zodat je op tijd wordt herinnerd aan de deadlines.
- Communiceer met collega’s en leidinggevenden over de status van je taken, zodat ze op de hoogte zijn van de deadlines en je kunnen helpen waar nodig.
- Maak gebruik van ander handige (online) tools en software: denk hierbij aan projectmanagement tools of agenda-apps om je deadlines nog beter bij te houden en ook te delen met anderen.
#3 Goede computervaardigheden
Goede computer- en softwarevaardigheden zijn een vereiste. Denk hierbij aan:
- Goed kunnen werken met het hele Microsoft Office 365 pakket en/of Google Workspace voor het maken van documenten, e-mails, spreadsheets, presentaties en/of rapporten. Na de opleiding weet je de basis om ermee te kunnen werken… maar er zijn nog zoveel meer mogelijkheden om slimmer met dit soort programma’s te kunnen werken. Blijf jezelf op dit gebied ontwikkelen door het regelmatig volgens van secretaresse cursussen.
- Zoek ook online naar tips voor officeprogramma’s. Er zijn heel veel sites die allerlei tips met je willen delen. De eerste tip: lees ook het artikel met tijdsbesparende Outlook tips op SupportNet eens.
- Zorg ook dat je goed op de hoogte bent van hoe je laptop/computer precies werkt en ook de bijbehorende hardware, zoals printers, scanners, etc. Dit is nodig om efficiënt te kunnen werken en je collega’s ook te kunnen helpen als zij eventuele computerproblemen hebben.
#4 Discretie, om vertrouwelijke informatie te behandelen
Discretie is een belangrijke vaardigheid om te hebben als secretaresse, omdat je vaak met vertrouwelijke informatie werkt. Hierbij een aantal manieren om discreet te werken:
- Bewaar vertrouwelijke informatie op een veilige plaats en beperk de toegang hiertoe tot degene die daar het recht op hebben.
- Gebruik beveiliging: Gebruik wachtwoorden, encryptie en andere beveiligingsmaatregelen om vertrouwelijke informatie te beschermen.
- Houd de communicatie over vertrouwelijke onderwerpen tot een minimum en beperk deze tot degene die daar het recht op hebben.
- Respecteer de privacy van anderen en behandel hun informatie met respect.
- Wees voorzichtig met informatie: Wees voorzichtig met welke informatie je deelt en met wie je deze deelt.
- Wees alert op (cyber)risico’s: zoals fouten of verlies van informatie, en neem snel actie als er iets misgaat.
#5 Proactief zijn en flexibel omgaan met veranderingen
Als Secretaresse en/of Support Professional moet je proactief zijn, het vermogen hebben om adequaat problemen op te lossen en vooral heel, heel flexibel zijn. Flexibiliteit is nodig zodat je goed kan omgaan met de steeds veranderende omstandigheden en/of organisatieveranderingen. Hierbij een aantal tips om om te gaan met veranderingen.
- Zie veranderingen als een kans om te groeien en te leren.
- Probeer te begrijpen waarom de veranderingen plaatsvinden en hoe ze bijdragen aan de grotere doelstellingen van de organisatie.
- Probeer betrokken te zijn bij de veranderingen door vragen te stellen en feedback te geven.
- Zoek ondersteuning bij anderen, zoals collega’s, leidinggevenden en professionele hulp, als je moeite hebt om met de veranderingen om te gaan.
- Blijf positief en probeer een positieve houding aan te nemen, dit kan je helpen om stress te verminderen en de veranderingen beter aan te kunnen.